Mardi 01 septembre 2020
copie numérique fiable destrudata

Depuis la modification de l’article 1379 du Code civil le 1er octobre 2016, une copie fiable a la même valeur juridique que le document original. Décryptage.

Avant de procéder à la destruction du disque dur de vos ordinateurs renfermant des données sensibles, vous devriez toujours vous assurer de ne pas supprimer de copies fiables dont vous auriez besoin ultérieurement, notamment si vous n’avez pas conservé ou ne possédez pas les originaux.

En effet, les copies fiables — comme le définit l’article 1379 du Code civil depuis sa modification le 1er octobre 2016 —, ont la même valeur que les originaux dont elles sont la reproduction fidèle.

Obtenir la copie fiable d’un document original (norme NF Z42-026)

La norme NF Z42-026 définit le principe de numérisation fidèle des documents sur support papier ainsi que ses spécificités. À l’heure du numérique, cette norme Afnor homologuée en mai 2017 détaille l’ensemble des modalités devant être appliquées sur une copie digitale.

Tandis que la règle de base affirme qu’une copie numérique fidèle est une reproduction à l’identique de la forme et du contenu du document original dont elle est issue, il existe plusieurs procédés permettant de considérer une copie comme étant une copie fiable :

  • la présence d’une empreinte électronique sur ladite copie
  • l’existence d’un horodatage qualifié
  • l’intégration d’un cachet électronique et d’une signature électronique qualifiés
  • enfin, une conservation de la copie dans des conditions optimales afin d’en éviter l’altération.

Modalités de conservation d’une copie numérique fiable

En dépit des précautions susmentionnées, une copie numérique fiable, n’est, finalement, rien d’autre qu’un fichier informatique. Ledit fichier peut être stocké par l’entreprise ou administration selon sa politique interne bien qu’il existe des normes et recommandations particulières sur le plan technique (notamment la norme NF Z42-020).

Dans tous les cas, l’entreprise ou administration peut choisir le prestataire de son choix afin de garantir le stockage de ses copies numériques fiables : un serveur local, une solution de type cloud domiciliée sur le territoire national, européen voire même à l’étranger, aucune obligation n’est stipulée dans la loi.

Une copie électronique a la même valeur probante qu’un original

Rappelons qu’aujourd’hui une copie électronique a la même valeur probante que l’original papier dont elle est tirée, et ce par n'importe quelle autorité qui en fait la demande. Qu'il s'agisse d'un juge, de l'administration fiscale ou des pouvoirs publics, une copie numérique fiable peut se substituer à son original au format papier.

Il est clair que le numérique est une révolution notable qui facilite grandement la vie des entreprises puisqu’il permet de diminuer le poids et la charge de travail relatifs à l’utilisation du papier.

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