Un déplacement d’archives est le bon moment pour évaluer leur mode de stockage

Outre le moyen de stockage, c’est aussi le moment d’évaluer votre méthode de destruction d’archives papier. Protégez-vous vraiment votre entreprise contre le vol de données et le risque de fraude ? Si vous avez un doute, contactez Destrudata afin d’obtenir un service de destruction d’archives papier totalement sécurisé.

L’évaluation des risques

La mauvaise gestion des archives peut amener un certain nombre de difficultés pour l’entreprise. Elle peut nuire à l’efficacité, la productivité et risque de détériorer des relations avec vos clients et vos fournisseurs en cas de vol de données. De plus, la perte de documents dont la conservation est obligatoire peut avoir des conséquences légales en cas de contrôle du service des impôts et de l’administration.

Il est primordial d’identifier et d’évaluer les risques dans le cadre de leur déplacement. La conservation de l’intégrité des archives lors d’un déménagement est primordiale et les nombreux risques doivent être évalués et listés.

Au-delà des risques inhérents à la conservation des archives (incendie, inondation, conditions climatiques, etc.), les risques de perte ou de vol de documents sont négligeables, que ce soit lors d’un déménagement ou lorsque vous en disposez.

Il faut savoir que ces coûts varient selon la politique d’archivage choisie. Les coûts de gestion des archives ne sont pas les mêmes suivant que vous optiez pour :

• Une surface dédiée (surface occupée, charges et entretien du local, équipement et matériel de rangement…),
• Un simple entreposage dans un lieu de stockage temporaire (garde-meubles, box de stockage).

De plus, le personnel affecté et le temps consacré à la recherche, le classement, l’archivage et la conservation dans les respects des durées légales alourdissent les coûts. En moyenne, une entreprise consacre 5 à 15 % de son chiffre d’affaires à la gestion de ses documents papiers.

Limiter les risques avec la destruction d’archives

Le déménagement des archives est le bon moment pour s’interroger sur l’optimisation de leur conservation, et aussi un bon moment pour vous débarrasser des archives dont vous n’avez plus besoin. Il peut être tentant de les jeter directement au recyclage, ou alors de les broyer vous-même.

Cependant, vous exposeriez votre entreprise à des vols de données, même si les documents sont broyés. En effet, les malfaiteurs ne s’arrêtent devant rien, et ne se gêneront pas pour voler vos poubelles et reconstituer les documents.

Il est impératif d’avoir une stratégie pour optimiser cette gestion et de passer par un service de destruction d’archives papier tel que le nôtre lorsque vous souhaitez vous débarrasser d’anciennes archives. Nos camions broyeurs se déplaceront directement chez vous, et notre personnel s’occupera de la destruction de vos archives sous l’œil de nos caméras de surveillance.

En outre, nous détruirons vos archives en respectant la norme DIN 66399, Niveau P-4, ce qui rendra vos documents inutilisables. Finalement, nous faisons recycler les déchets papier afin de préserver l’environnement. Ainsi, vous protégerez votre entreprise contre tout vol de données tout en recyclant vos archives papier.

Vous souhaitez connaître nos divers services de collecte et de destruction d’archives ? Contactez-nous !

En savoir plus :

• Au bout de combien de temps peut-on jeter ou détruire les documents d’entreprise ?
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