Jeudi 29 décembre 2022
Détruisez vos archives pour protéger votre entreprise
Les documents d’entreprise doivent être conservés un certain temps avant d’avoir le droit de vous en défaire. Selon le type de document, le délai de conservation minimum peut varier de trois ans à dix ans. Attention cependant à ne pas jeter vos documents, car vous exposeriez votre entreprise à des fraudes du type arnaque au faux virement, ou encore arnaque au président.
 

En effet, il y a une recrudescence de ces arnaques en France, et elles sont très souvent rendues possibles par le vol de documents jetés. C’est pourquoi nous vous recommandons vivement de détruire vos documents en passant par notre service de destruction d’archives papier.

Les documents à conserver trois ans ou cinq ans

La conservation légale de certains documents est de trois ans seulement tandis que d’autres doivent être conservés pendant cinq ans.

Les déclarations en douane peuvent être jetées - ou mieux, détruites - après un délai de conservation de trois ans.

Doivent également être conservés pendant trois ans les documents sociaux de l’entreprise comme :

  • Les convocations aux assemblées générales,
  • Les pouvoirs,
  • Les feuilles de présence,
  • Les rapports de gestion du gérant ou du conseil d’administration.

Les contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale, les documents bancaires et les documents de transport de marchandises peuvent, quant à eux, être détruits au bout de cinq ans.

À noter que les statuts de la société doivent être conservés pendant cinq ans à partir de la date de la radiation du registre du commerce et des sociétés.

Les documents à conserver six ans ou dix ans

Certains documents doivent être conservés au moins dix ans avant d’être détruits. Ainsi, les factures clients et fournisseurs, les contrats conclus par voie numérique et les correspondances commerciales, comme les bons de commande et de livraison, doivent être conservés au moins dix ans.

Les documents comptables peuvent libérer de la place aux archives si ceux-ci y sont conservés depuis plus de dix ans. Il s'agit notamment :

  • Des bilans,
  • Des comptes de résultat,
  • Des annexes,
  • Des registres,
  • Des livres comptables,
  • Des justificatifs afférents.

Le livre des procédures fiscales exige dans son article L102B de conserver les justificatifs fiscaux pendant au moins six ans.

Par ailleurs, la loi vous autorise à vous débarrasser de certains documents fiscaux si vous les conservez depuis plus de six ans. Cet article stipule que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de six ans. »

Il est à noter toutefois que la plupart des documents listés dans cet article doivent être conservés pendant dix ans selon le Code du commerce. Il convient donc de ne pas tout détruire au bout de six ans.

La non-conservation des documents obligatoires est sanctionnée

L’article 1734 du Code général des impôts prévoit une amende de 10 000 € en cas de non-présentation des documents devant être conservés à la demande de l'administration fiscale.

En savoir plus :

Un déplacement d’archives est le bon moment pour évaluer leur mode de stockage

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