Faîtes appel à un spécialiste, Faîtes appel à Destrudata
Nous contacterMercredi 22 octobre 2025
Les règles de conservation des données évoluent : la CNIL a actualisé ses guides et recommandations en 2025 pour aider les entreprises à préparer 2026. Ces mises à jour affinent les durées recommandées, renforcent la sécurité des supports et rappellent l’importance de détruire les données à échéance. En France, cette “limitation des durées de conservation” constitue un pilier du RGPD (article 5).
Chaque organisation doit planifier la fin de vie de ses données, documenter les durées appliquées et démontrer leur respect. Cette obligation s’accompagne d’exigences techniques accrues : journalisation, preuve de suppression et sécurisation de la chaîne de traitement. Dans ce cadre, Destrudata s’impose comme le partenaire de référence : destruction sur site, camions broyeurs, certificat de destruction et conformité aux standards CNIL 2026.
Comprendre les durées de conservation : le cadre CNIL en pratique
Le RGPD impose un principe central : les données ne peuvent pas être conservées indéfiniment ; une durée doit être déterminée en fonction de la finalité du traitement, puis les données doivent être supprimées, anonymisées ou archivées à l’issue de cette durée. La CNIL détaille ce principe de limitation de la conservation et rappelle qu’il appartient au responsable de traitement de fixer et de justifier ces délais.
La CNIL fournit un guide « Durées de conservation » (avec le SIAF) pour relier chaque famille documentaire à une durée en base active et, le cas échéant, en archivage intermédiaire, en cohérence avec les textes applicables ; elle s’articule avec la gouvernance RGPD : registre, mentions d’information et contrat de sous-traitance conforme à l’article 28 (instructions, sécurité, restitution/destruction en fin de prestation).
Concrètement, cette logique prépare la fin de vie des documents : lorsque le délai arrive à échéance, l’organisme déclenche une suppression sécurisée ou une destruction de documents confidentiels, opération réalisable sur site avec traçabilité grâce à un prestataire spécialisé comme Destrudata.
Service de destruction d’archives
Service de destruction de disques durs
Fixer les bons délais : méthode, tableaux et preuves
Pour être conforme au RGPD, chaque traitement doit être relié à une durée de conservation justifiée par sa finalité, puis basculé, à l’échéance, en archivage intermédiaire, anonymisation ou destruction. La CNIL recommande d’opérer une séparation base active / base d’archivage et rappelle qu’à l’issue du délai, les données doivent être supprimées ou anonymisées (attention : les archives publiques ne peuvent être anonymisées).
Pour ce faire, il faut procéder par étapes :
- Cartographier les traitements et associer à chacun finalité, base légale et durée cible (en s’appuyant sur le guide CNIL et, si disponible, les référentiels sectoriels).
- Documenter les choix (registre, politique de conservation, mentions d’information) et prévoir le mode post-délai : blocage, anonymisation ou destruction.
- Prouver la conformité : journal des purges, PV/certificats de destruction, traçabilité des opérations.
- Sécuriser l’exécution : mesures techniques/organisationnelles alignées sur le Guide sécurité 2024 (contrôle d’accès, traçabilité, gestion des supports).
En pratique, Destrudata peut être intégrée dès la planification : cadrage par familles de documents (RH, client, compta), déclencheur automatique à l’échéance et destruction sécurisée d’archives sur site par camions broyeurs, avec chaîne de traçabilité et certificat de destruction—exigences encadrées par un contrat de sous-traitance conforme à l’article 28 RGPD.
Passer à l’action : du délai à la destruction sécurisée d’archives
Quand l’échéance arrive, l’organisme doit déclencher une opération documentée : blocage, anonymisation ou destruction selon la finalité et le support. La CNIL recommande d’encadrer la maintenance et la destruction par des procédures écrites (suppression sécurisée, journalisation, supervision des tiers) et de purger les matériels avant réemploi, réparation ou mise au rebut.
Concrètement, mettez en place un « circuit de fin de vie » :
- Déclencheur (atteinte du délai, absence de litige) et contrôle préalable.
- Choix du mode selon le support : papier (broyage), disques/serveurs (effacement sécurisé + destruction physique si nécessaire).
- Traçabilité : registre des interventions, bordereaux, preuves et certificat de destruction.
- Sous-traitance encadrée : contrat conforme article 28 RGPD (instructions, sécurité, audits).
Destrudata assure la destruction immédiate sur site : intervention de camions broyeurs, scellés, pesée et certificat de destruction remis au client. Notre savoir-faire couvre aussi bien les archives papier que le matériel informatique, conformément aux recommandations CNIL 2026.
Service de destruction d’archives
Service de destruction de disques durs
Gouvernance & amélioration continue
La conformité ne se joue pas seulement au moment de la destruction : elle repose sur une gouvernance vivante. La CNIL recommande d’adopter une politique de sécurité et des procédures écrites couvrant la fin de vie des données et des matériels (suppression sécurisée, journalisation, supervision des tiers).
Cette gouvernance implique des rôles clairs (responsable de traitement, DPO, RSSI), des revues régulières des durées et des preuves de conformité (journaux de purge, certificats de destruction), ainsi qu’un dispositif de sensibilisation continue des équipes.
Elle suppose aussi la maîtrise de la chaîne de sous-traitance : le contrat article 28 encadre l’exécution, la sécurité, les audits et la destruction en fin de mission. Dans ce cadre, Destrudata s’intègre comme maillon opérationnel : intervention sur site par camions broyeurs, traçabilité et certificat, facilitant la mise à jour périodique des pratiques à mesure que la léglislation évolue.
Conclusion
Transformer les durées de conservation en gestes concrets, traçables et sûrs implique d’aligner vos pratiques sur la doctrine CNIL actualisée : procédures de suppression sécurisée, purge des supports, et encadrement strict de la sous-traitance. En reliant vos échéances documentaires à une destruction sécurisée sur site, vous réduisez l’exposition au risque, protégez les données sensibles et facilitez les contrôles.
Besoin d’un accompagnement clé en main pour 2025-2026 ? Contactez Destrudata : intervention sur site, chaîne de traçabilité complète et certificat de destruction à l’appui, dans le respect des exigences CNIL.
Service de destruction d’archives
Service de destruction de disques durs
À lire aussi :