Rangement et organisation : vos meilleurs alliés contre la fuite des données (feat. Marie Kondo) ?

Lundi 3 février 2020

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Sur votre lieu de travail, vous avez tendance à empiler tous vos documents sans ordre logique ? Il est temps de faire le tri, et les conseils de Marie Kondo pourraient bien vous y aider !

La destruction d’archives peut vraiment être salvatrice pour une entreprise qui gère beaucoup de documents ou de données. À tel point que si la Japonaise spécialiste du rangement Marie Kondo intervenait au sein même des espaces de travail, elle la recommanderait certainement !

Dans les lignes qui suivent, voici trois conseils tirés du livre de Marie Kondo La Magie du Rangement qui vous aideront à faire le tri et à être mieux organisé.

1. Tout ranger d’un coup, autant y aller franc jeu

Vous comptez ranger votre bureau ou vos espaces de travail ? Dans ce cas, prévoyez une durée de rangement courte. En effet, il est inutile de ranger un petit peu, de temps en temps. Autant le faire une bonne fois pour toute. Non seulement agir dans l’instant vous évitera de vous lasser sur la durée, mais en plus de cela, un espace bien rangé incite toujours à être ordonné, et vice-versa.

Comprenez par-là que si vous travaillez dans le désordre, vous n’aurez certainement pas envie de faire l’effort de faire du nettoyage ou du rangement. Lancez-vous !

2. Jeter, supprimer, sans le moindre regret

L’essence de la méthode Kondo consiste à « faire le vide ». Vous devez jeter tout ce dont vous ne voulez plus ou n’avez plus besoin. Quant au reste, vous devez le trier soigneusement et avec la plus grande méticulosité.

Ce concept peut être appliqué à tous les aspects de votre vie professionnel : dans votre boîte mail par exemple, il y a certainement des messages qui ne servent à rien dans votre corbeille ou dans vos spams.

Débarrassez-vous de tout cela ! Même chose en ce qui concerne les papiers, documents et livres qui traînent sur votre bureau, dans votre tiroir et sur vos étagères. Ne rechignez pas à jeter ! Toutefois, faites attention :

  • Vous devrez vous assurer de détruire les données confidentielles de manière définitive et… confidentielle. Faute de quoi vous pouvez vous retrouver en conflit avec votre entreprise (et votre entreprise, avec la loi).
  • Vous devez détruire toute donnée personnelle d’un client dès lors que vous ne justifiez plus d’une utilisation pour celle-ci. C’est le RGPD qui le dit.

 

3. Chercher constamment la verticalité

Un autre concept essentiel de la méthode Kondo est la recherche de la verticalité lorsque vous rangez. En effet, au bureau, on a souvent tendance à empiler les objets et dossiers, ce qui nous laisse l’impression de bénéficier d’un espace de rangement quasi-inépuisable.

Or, bien que l’augmentation du volume ne vous surprenne guère, dans les faits, les piles grossissent tout de même. Pire encore : à force d’empiler, d’entasser les dossiers les uns au-dessus des autres, certains d’entre eux finissent par disparaître de votre regard, et vous finissez par les oublier…

Comment réagirait votre patron si vous lui disiez que vous avez oublié de traiter le dossier de l’un de ses clients ? Aussi, pensez verticalité !

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