Numérisation fiable : la destruction des documents papier maintenant envisageable ? (norme NF Z42-026)

La norme NF Z42-026 précise les modalités de production de copies fiables, dont la numérisation doit en garantir la fiabilité et qui doivent être archivées dans un système électronique dédié (SAE).

La destruction de documents papier est-elle maintenant une possibilité pour les entreprises dès lors qu’ils ont été préalablement numérisés dans le respect de la nouvelle norme NF Z42-026 ? Il semblerait que oui, si l’on en croit les modalités de production de copies fiables.
Ainsi, les copies doivent être numérisées sans que leur fiabilité et intégrité ne soient altérées. De plus, cela doit être fait par le biais d’un Système d’Archivage Électronique pour en assurer la pérennisation.

Qu’est-ce que la norme NF Z42-026 ?

La nouvelle norme NF Z42-026 anticipe l’évolution de la norme NF Z42-013, actuellement en cours de révision par l’AFNOR, et qui sera notamment recentrée sur le volet « archivage à vocation probatoire ».
Les deux normes ont pour vocation de traiter chacune un périmètre spécifique : dans un premier temps, la production de copies fiables (NF Z42-026), dans un second lieu, la  préservation de la pérennité et de l’intégrité de ces dernières (NF Z42-013).

Mais une question se pose : du fait de la nouvelle norme NF Z42-026, faut-il en conclure que les entreprises peuvent à présent procéder à la destruction systématique de leurs documents papier après numérisation ?
Si la législation ouvre en effet une telle perspective, il est nécessaire de rester prudent et d’observer l’interprétation des juges sur les cas qui leur seront soumis.

S’interroger sur les risques relatifs à chaque type de document

Les entreprises doivent saisir l’opportunité qui se présente à elles pour se questionner quant aux risques inhérents à chaque type de document.

S’il semble vraisemblable que les copies de pièces justificatives puissent être détruites après les contrôles de qualité post-numérisation, lorsqu’on a affaire à des contrats impliquant des sommes élevées ou des documents RH, il serait judicieux de les conserver dans les deux formats : numérique et papier.

Afin d’orienter les entreprises vers le bon choix de numérisation, la norme NF Z42-026 propose quatre cas d’usage :

• Quelle est la nature des documents à numériser ?
• S’agit-il de courriers entrants ou bien d’un stock d’archives ?
• Quel est le procédé de numérisation employé ?
• Est-il centralisé, en interne, chez un prestataire ou bien décentralisé ?