Gestion du risque en entreprise - L’importance d’une gestion documentaire tracée et maîtrisée

Vendredi 27 juillet 2018

Gestion documentaire en entreprise

En 2018, les administrations et entreprises doivent faire face à une multitude de risques, qu’ils soient économiques, environnementaux, humains, informationnels, techniques, technologiques ou sociaux. De tels risques sont parfois difficiles à anticiper ; et lorsqu’on ne le fait pas, c’est souvent l’image de marque, la réputation et la crédibilité de l’entreprise qui sont remises en cause. Pour toutes ces raisons, il est nécessaire d’identifier, de tracer et de conserver les documents pertinents au format numérique mais aussi au format papier.

De l’intérêt de procéder à une bonne gouvernance documentaire

La plupart des secteurs d’activité sont aujourd’hui exposés à bien des menaces (notamment les industries pharmaceutique, aéronautique et agroalimentaire). Lorsqu’une crise majeure survient, les autorités passent au peigne fin l’intégralité des processus de l’entreprise. Pour cette raison, l’entreprise doit être capable de produire des documents, des informations et des pistes d’audit.

Toutefois, il ne suffit pas simplement d’émettre et de conserver des documents pendant une certaine durée ! En effet, une bonne gestion documentaire passe aussi par les étapes ci-contre :

• L’identification des documents clés à l’activité de l’entreprise ;
• La mise en œuvre de la pérennité de ces mêmes documents ;
• La protection des documents face à tout risque de falsification ;
• La traçabilité des actions effectuées tout au long de la chaîne de traitement ;
• La destruction des documents obsolètes à l’aide d’un camion broyeur ;
• La mise en conformité des outils et modes de gestion avec les lois en vigueur.

Faire cohabiter GED et SAE pour un maximum d’efficacité

L’entreprise doit aussi tenter de concilier la gestion de son activité et la maîtrise des risques auxquels elle fait face en mettant en œuvre un dispositif qui associe GED et SAE. La Gestion Électronique des Documents (GED) permet aux collaborateurs de classer, d’éditer voire de détruire les documents tandis que le Système d’Archivage Électronique (SAE) sert quant à lui à archiver les documents au format numérique. Ainsi, même en cas de destruction d’un document à l’aide d’un camion broyeur, l’entreprise garde une trace des informations ciblées.

Pour conclure, gérer des documents sans anticiper les risques associés à l’activité d’une entreprise n’a aucun sens, d’où l’intérêt d’associer ces deux procédures.

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