Faut-il préférer détruire ses documents sur site ou à l'extérieur de ses locaux ?

Lundi 15 juillet 2019

Faut-il préférer détruire ses documents sur site ou à l'extérieur de ses locaux ?

Comme nous vous l’avons déjà expliqué précédemment, bien respecter la durée légale de conservation des documents, et les détruire le moment venu, est important. En effet, il est inutile d’accumuler des archives dont vous ne vous servez plus. Mais au sujet de la destruction d’archives, comment faut-il procéder ? Est-il préférable de détruire ses documents sur site, ou bien à l’extérieur des locaux de votre entreprise ?

Où faut-il détruire ses documents : sur site ou hors de l’entreprise ?

La destruction de papier confidentiel est un acte qui engage la responsabilité du chef d’entreprise. Bien entendu, cet acte implique un questionnement important : à quel moment doit-on détruire les documents tout en tenant compte des durées légales de conservation fixées par la loi, quelle procédure de destruction l’entreprise doit-elle suivre, quel type de contrat doit être signé ? Une fois les réponses à ces questions trouvées, il conviendra de se demander s’il faut détruire lesdits documents sur site ou à l’extérieur des locaux de l’entreprise.

En réalité, le choix du lieu de destruction des documents est aussi bien logique que pratique. Premièrement, il est évident que les archives doivent être détruites sur le site-même de l’entreprise ; de cette manière, les dirigeants de l’entreprise sont en mesure de constater que l’acte de destruction a été mené à bien. À cet égard, un camion-broyeur sera idéal puisqu’il se chargera de l’opération sur place tout en permettant au personnel de continuer son travail durant la destruction des documents.

Destrudata, service très apprécié des TPE et PME

Bien entendu, les entreprises investissent de temps en temps dans des broyeuses de bureau. Toutefois, de tels appareils ne sont plus adaptés aux besoins des organisations d’aujourd’hui, tout d’abord, celle-ci sont onéreuses et lente, et n’offre pas les rendements attendus, d’autre part elle n’offre aucune traçabilité malgré les exigences de suivi imposées par le RGPD. Et enfin pour conclure ces machines doivent souvent être associées à un service de recyclage pour répondre aux dernières exigences… Destrudata, spécialiste de la destruction de papiers et de disques durs, peut intervenir au sein de votre entreprise à l’aide d’un camion-broyeur et de conteneurs à déchets sécurisés. Un certificat de destruction attestant du bon déroulement des opérations vous sera ensuite remis à main propre, et vous permettra de justifier d’un process sécurisé répondant au RGPD, et enfin l’ensemble des résidus de la destruction seront recyclés.

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