Destruction d'archives, quelles sont les règles à respecter ?

Mercredi 2 octobre 2019

destruction d'archives

Passée la durée réglementaire de préservation, et selon sa politique d’archivage, une entreprise peut décider de détruire des archives. Mais cette opération est réglementée par la loi française.
Des entreprises spécialisées dans la destruction de documents en conformité avec la loi française utilisent parfois un camion broyeur, par exemple (ou tout autre procédé de destruction).

Quand détruire ses archives ?

Selon le type de documents qu'une entreprise conserve, diverses règles s’appliquent pour déterminer la durée de conservation légale des archives : Voici la liste des durées de conservation légale de chaque type de document.
Les documents liés à l’administration fiscale sont à conserver 6 ans par exemple. Certains contrats d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers doivent être conservés 30 ans.
Pour chaque type de documents, une entreprise est libre de définir une durée de conservation plus longue que celle prescrite par la loi et qu’elle devra définir dans un plan d’archivage.

Mais tôt ou tard se pose la question de la destruction. Les volumes de stockage n’étant pas extensibles, il est souvent primordial pour les entreprises de détruire ceux-ci régulièrement.

Comment détruire ses archives ?

Il est possible de détruire ses archives soi-même mais la loi impose de garantir la confidentialité de ces dernières, durant la destruction.
Cela peut être le cas avec des dossiers médicaux, mais aussi avec les informations personnelles d’un salarié : son adresse, son compte en banque, ses salaires...etc.

De nombreuses informations concernant votre société sont vitales comme des brevets, des contrats commerciaux, des plans ou encore des informations bancaires.

Au-delà de ces problèmes de confidentialité pour l’entreprise, la non-destruction de documents à caractère personnel fait courir le risque de poursuite pénales contre ses dirigeants.

De plus, l’usurpation d’identité est de plus en plus fréquente : elle est permise par des documents confidentiels trouvés dans des poubelles ou récupérés après une destruction seulement partielle.

Au moment de la destruction, les organismes publics ont l’obligation de constituer un tableau nommé « certificat de destruction » qui peut attester de cette dernière.
Dans le cas des entreprises privées, seul le recours à une société tierce pour réaliser la destruction des documents d’archive permettra d’avoir un certificat de destruction. Ce dernier est remis à l’entreprise cliente en fin de processus.

Néanmoins, le certificat de destruction est insuffisant devant la loi et le législateur précise que le responsable de l’entreprise doit s‘assurer de la destruction et prendre toutes mesures nécessaires pour qu’aucune information confidentielle ou sensible ne soit perdue.

C’est pourquoi il est souvent proposé de réaliser la destruction d’archives sur le site de l'entreprise, permettant ainsi de s'assurer de leur destruction effective.
Les camions broyeurs répondent à ce besoin : Ils garantissent confidentialité et certitude d’une destruction totale (papiers, CD et disques durs…). Ces camions broyeurs permettent de stocker immédiatement les résidus dans des conteneurs à déchets sécurisés.

Lire aussi :

Retour aux actualités